Лесопромышленный холдинг Segezha Group (входит в АФК «Система») сводит бумажный документооборот к разумному минимуму – в настоящее время уже примерно половина документооборота холдинга осуществляется в электронном виде, это около 45 тысяч документов в месяц. Проект реализуется в рамках интеграции с системой Контур.Диадок.
«Компания последовательно совершенствует корпоративное управление. С позиций ответственного лесопользователя холдинг работает над разумным сокращением объемов потребляемой в офисах бумаги. Экономия бумаги благодаря цифровым технологиям помогает напрямую беречь лес, в том числе по линии устойчивого развития компании», - говорит Вице-президент по информационным технологиям и автоматизации процессов Segezha Group Павел Вахнин.
Электронный документооборот начал внедряться Segezha Group в 2018 году. За два года процесс охватил 35 структурных подразделений холдинга. Статусы согласования и подписания документов отображаются в режиме реального времени во всех системах. Это позволяет сотрудникам работать в привычном интерфейсе, а руководителям - подписывать документы по веб-ссылке, не заходя в учетные системы. Создана непрерывная замкнутая цепочка электронного документооборота. Путь каждого документа прослеживается на любом этапе от получения до архивирования. Пользователи могут за секунды найти и визуализировать нужный документ.
В результате ускорились внутренние согласования, взаиморасчеты с контрагентами, сократились сроки подготовки финансовой отчетности, повысилась эффективность взаимодействия подразделений, снизились расходы на офисную бумагу, печать и хранение документов. Новая система хорошо зарекомендовала себя и в условиях ограничений, введенных в связи с объявленной ВОЗ пандемией коронавируса.
«Автоматизация документооборота в крупной вертикально интегрированной структуре влечет за собой глобальные изменения бизнес-процессов. Чтобы новая система работала эффективно и пользователи быстро адаптировались к новым реалиям, решение внедряли поэтапно. Потребовалось предусмотреть десятки различных сценариев работы с документами на производстве, складах, в бухгалтерии и офисах. Одной из основных задач проекта стала организация доступа в Контур.Диадок из учетной системы SAP», - поясняет ведущий менеджер по развитию корпоративных клиентов в Контуре Максим Вдовин.
«На фоне санитарно-противоэпидемических ограничений Контур.Диадок оказался чрезвычайно востребованным и удобным инструментом общения с нашими внешними контрагентами – за счет нажатия всего одной кнопки «Пригласить к обмену» мы с ними в течение буквально нескольких секунд переходим к плотному онлайн-взаимодействию. Своевременное внедрение этой системы позволило ощутимо оптимизировать бизнес-коммуникации в условиях «коронавируса». Одновременно внедрение электронного документооборота органично «вписалось» в логику функционирования Segezha Group, как территориально-распределенного холдинга. Внутренние согласования документов, в которых участвуют многочисленные сотрудники – как из регионов России, так и из зарубежных стран, стали намного быстрее и эффективнее», — комментирует руководитель направления по автоматизации «Финансовый и бухгалтерский учет» Segezha Group Евгения Материкина.
Пресс-релиз подготовлен на основании материала, предоставленного организацией. Информационное агентство AK&M не несет ответственности за содержание пресс-релиза, правовые и иные последствия его опубликования.
